Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die hier beschriebene Bearbeitung von Personendaten ist die Betreiberin dieser Plattform. Name, Adresse und Kontaktangaben finden Sie im Impressum.

[TODO: Ansprechperson oder Berater für Datenschutz nennen, sowie eine EU-Vertretung, falls eine nötig ist.]

2. Geltungsbereich

Omnitrix ist eine Umfrageplattform für Unternehmen. Unternehmen führen damit Umfragen bei ihren Mitarbeitenden durch und werten die Ergebnisse aus. Diese Erklärung gilt für das Dashboard, die Umfrageseiten und die Dienste dahinter.

Wenn ein Unternehmen eine Umfrage durchführt oder seine Benutzer verwaltet, entscheidet das Unternehmen, wer eingeladen wird und wozu. Für diese Daten ist das Unternehmen gegenüber seinen Mitarbeitenden verantwortlich, und wir bearbeiten die Daten in seinem Auftrag. [TODO: Rollen als Verantwortliche und Auftragsbearbeiterin sowie den Auftragsbearbeitungsvertrag mit Kunden bestätigen.]

3. Benutzerkonten und Anmeldung

Konten werden nur auf Einladung erstellt. Der Einladungslink ist 30 Tage gültig und wird nach der Nutzung gelöscht. Pro Konto speichern wir Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, bevorzugte Sprache, die zugewiesenen Unternehmen und Berechtigungen sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung und fehlgeschlagene Anmeldeversuche.

Ihr Passwort speichern wir nie im Klartext. Wir speichern nur einen sicheren Hashwert davon (Argon2id).

Bei der Anmeldung speichern wir Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) zusammen mit der Anmeldesitzung. Eine Sitzung dauert höchstens 30 Tage. Zudem protokollieren wir An- und Abmeldungen mit IP-Adresse und User-Agent, um Missbrauch zu erkennen.

Wenn Sie ein Demokonto anfordern, speichern wir den Firmennamen und die E-Mail-Adresse, die Sie eingeben.

4. Umfrageteilnehmende

Teilnehmende brauchen kein Konto. Das Unternehmen, das die Umfrage durchführt, gibt uns die E-Mail-Adresse und auf Wunsch Vor- und Nachname. Damit senden wir einen persönlichen Umfragelink. Er ist 30 Tage gültig und wird gelöscht, sobald die Umfrage abgeschickt ist. Zudem speichern wir die Sprache sowie wann die Person eingeladen wurde und die Umfrage abgeschlossen hat.

Antworten werden ohne Bezug zur teilnehmenden Person gespeichert. Das gilt auch für Angaben, die Teilnehmende in der Umfrage wählen, etwa Abteilung oder Standort. Das Unternehmen sieht die Antworten nur als Teil der Ergebnisse, nicht einer Person zugeordnet. Wir halten fest, dass und wann eine Umfrage abgeschlossen wurde.

Während Sie eine Umfrage ausfüllen, werden Ihre Antworten in Ihrem eigenen Browser gespeichert, damit sie nicht verloren gehen. Beim Abschicken werden sie aus dem Browser entfernt.

5. Unternehmensdaten

Für Kundenunternehmen speichern wir Firmenname, Branche, Unternehmensgrösse, Abonnement, Sprachen, Logo, Hintergrundbild, Farbeinstellungen und die Kontextnotizen, die das Unternehmen über sich erfasst.

6. Zahlungen

Zahlungen wickelt Stripe ab. Karten- oder Zahlungsdaten geben Sie direkt in ein Formular von Stripe ein. Wir sehen und speichern keine Kartendaten.

Wir übermitteln Stripe den Firmennamen und eine interne Unternehmens-ID. Von Stripe speichern wir Betrag, Status, Rechnungslink und welcher Benutzer die Zahlung ausgelöst hat.

Stripe kann Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten, zum Beispiel in den USA. [TODO: Vertragspartner bei Stripe und Rechtsgrundlage für diese Übermittlung nennen.]

7. E-Mails

Wir versenden Einladungen, E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts und Umfrageeinladungen. Für den Versand nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Exchange Online). Die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers und der Inhalt laufen über diesen Dienst.

Unser Server-Log hält fest, an welche E-Mail-Adresse eine E-Mail ging. [TODO: entscheiden, ob E-Mail-Adressen in den Logs bleiben und wie lange.]

8. KI-Funktionen

Einige Abonnements enthalten KI-Funktionen, zum Beispiel Fragevorschläge und Zusammenfassungen von Ergebnissen. Dafür nutzen wir Google Gemini.

Wir senden Umfrageinhalte, Kontextnotizen, Dimensionen und zusammengefasste Werte an Google. Für Zusammenfassungen von Ergebnissen werden auch Freitextantworten gesendet. Freitextantworten können persönliche Angaben enthalten, wenn Teilnehmende solche schreiben. E-Mail-Adressen und Namen senden wir nicht.

[TODO: Bedingungen von Google für diese Schnittstelle bestätigen, ob die Daten zum Training genutzt werden, den Ort der Bearbeitung und die Rechtsgrundlage für die Übermittlung.]

9. Fehlerüberwachung und Logs

Um Fehler zu finden und zu beheben, nutzen wir Sentry. Sentry läuft auf unserem eigenen Server in einem privaten Netzwerk und ist kein Drittanbieter-Dienst. Tritt ein Fehler auf, werden technische Angaben erfasst, etwa die Fehlermeldung, die Seite, der Browsertyp und die letzten Log-Zeilen.

Sentry ist so eingestellt, dass es keine Personendaten wie IP-Adressen erfasst. Die letzten Log-Zeilen können trotzdem eine E-Mail-Adresse enthalten, siehe Abschnitt 7.

[TODO: festlegen, wie lange Fehlerberichte und Server-Logs aufbewahrt werden.]

10. Cookies und Browserspeicher

Wir verwenden nur Cookies, welche die Plattform zum Funktionieren braucht. Wir verwenden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies.

Sitzungscookies halten Sie angemeldet und sind höchstens 30 Tage gültig. Ein Sicherheitscookie schützt Formulare vor Missbrauch (CSRF) und ist 30 Tage gültig. Drei Cookies merken sich Ihre Sprache, Ihren Farbmodus und das Unternehmen, in dem Sie arbeiten, je für ein Jahr.

Im lokalen Speicher des Browsers liegen Einstellungen wie die geöffnete oder geschlossene Seitenleiste, nicht gespeicherte Formulareingaben und angefangene Umfrageantworten. Diese Daten bleiben auf Ihrem Gerät.

11. Hosting

Die Plattform läuft auf Servern, die für uns betrieben werden. Die Daten liegen in einer Datenbank auf diesen Servern. Hochgeladene Bilder wie Logos werden ebenfalls dort gespeichert.

[TODO: Hosting-Anbieter und das Land nennen, in dem die Server stehen.]

12. Aufbewahrungsdauer

Einladungs-, Passwort- und Umfragelinks werden nach der Nutzung gelöscht oder sind nach 30 Tagen ungültig. Anmeldesitzungen enden nach 30 Tagen und werden einen Tag danach gelöscht.

Kontodaten bleiben gespeichert, bis das Konto gelöscht wird. Daten von Teilnehmenden und Antworten bleiben gespeichert, bis das Unternehmen die Umfrage löscht oder das Unternehmen gelöscht wird.

[TODO: Aufbewahrungsfristen festlegen für ungenutzte Links, archivierte Unternehmen, das Aktivitätsprotokoll, Server-Logs und gesetzlich vorgeschriebene Buchhaltungsunterlagen.]

13. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS). Namen und E-Mail-Adressen von Benutzern und Teilnehmenden sowie Firmennamen sind in der Datenbank verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff auf Daten ist durch Berechtigungen begrenzt, so sieht jeder Benutzer nur, was seine Berechtigungen erlauben.

14. Ihre Rechte

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und, wo anwendbar, der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) können Sie Auskunft über Ihre Daten verlangen, diese berichtigen oder löschen lassen, sie in einem gängigen Format erhalten und der Bearbeitung widersprechen.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns über die Adresse im Impressum. Wenn Sie an einer Umfrage teilgenommen haben, können Sie sich auch an das Unternehmen wenden, das Sie eingeladen hat.

Sie können sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren oder, in der EU, bei der Datenschutzbehörde Ihres Landes.

15. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich die Plattform ändert. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite.

Stand: [TODO: Datum]